領収書の整理アイデアを徹底解説！楽に確定申告できる便利グッズもご紹介
確定申告や経理処理の際に必要な領収書ですが、枚数が多いと整理が大変ですよね。本記事では、ボックスやファイルなどを上手に活用した「領収書の整理アイデア」を徹底解説します。無印やコクヨで販売されているおすすめグッズもご紹介するので、確定申告を楽に進めたい方はぜひ参考にしてください。
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管理が大変な領収書をすっきり整理したい！
確定申告にも重要な領収書ですが「領収書が山積みになってしまう」「サイズがバラバラで整理整頓が難しい」という悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。領収書を整理できていないと、いざ確定申告を行う際にミスが出るケースも少なくありません。
管理が難しい領収書は、ファイルやノートなどの便利グッズを活用するとすっきり整理できるようになります。確定申告の作業もスムーズに進められるので、ぜひ以下でご紹介するアイデアを参考にしてみてくださいね。
領収書をすっきり整理するアイデア2つ！
領収書をすっきり整理するアイデアとしては、以下の2つが挙げられます。
- ファイルで保管
- ノートに保管
たとえば、領収書を保管しておけるスペースがある場合は、ファイルを活用するとすっきり整理できます。またノートを活用すると、収納場所を取らないので後から領収書を見返しやすいですよ。それぞれ詳しく解説します。
1.効率重視におすすめ！ファイルで保管する
まずは、効率重視の方に向いているファイルを活用した保管方法を解説します。おすすめグッズと合わせてご紹介するので、時間をかけずに領収書を整理したい方は参考にしてみてくださいね。
手順①まずは一時保管のケースを作る
ファイルを活用して領収書を整理したいときは、まず一時保管ができるケースを用意しましょう。マルチケースやポーチなど、領収書を入れられるものであればなんでも構いません。
ただし領収書やレシートを一時保管する際は、用意したケースにだけ保管するのがポイントです。領収書やレシートを一時保管する場所を複数個用意してしまうと、経理処理を行う際にどこにあるかわからず、探す手間が発生します。一時保管ケースにまとめて領収書を保管し、時間があるときに振り分けを行うのがおすすめです。
ここでは一時保管に使えるケースを2つご紹介します。
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手順②月別など分ける項目を決めて袋に入れる
ケースを活用して領収書やレシートを一ヶ所にまとめたあとは、項目を決めて袋に入れましょう。たとえば月別・家庭or経費・科目などの項目で分けると使いやすいです。またチャック付きの袋や封筒に入れると中身が落ちにくいので、領収書を失くす心配も少ないでしょう。
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手順③領収書用のファイルを作って収納
封筒やケースを活用して月別や科目別に分けたあとは、領収書用のファイルを作成して保管しましょう。年別にファイルを作ると、再度領収書やレシートを見返したいときにスムーズに見つけられますよ。また、ファイルを使って収納する際にシールを活用すると、外から見た際にわかりやすいです。
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手順④整理した領収書を会計ソフトへ入力
領収書用のファイルを使って整理したら、会計ソフトに情報を入力します。会計ソフトを使う際は、入力が終わったレシートや領収書に色ペンで印をつけておくと、未入力と入力済みレシートの区別がつきやすいです。
手順⑤1年分の領収書を封筒などにまとめる
会計ソフトへの入力が終わった後も、領収書は1年間保管しておきましょう。封筒に入れたりドキュメントボックスにまとめて保管したりと、いつでも見返せるようにしておくのがおすすめです。
また1年分の領収書が入っている封筒やファイルには、シールを使って年度を記載しておくのがポイント。年度を記載しておけば、再度見直すときにも目的のレシート・領収書をスムーズに探せます。さらに1年分の領収書が入ったファイルや封筒を保管する際は、保管場所を固定しておくといつでもスムーズに見つけられますよ。
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2.きれいに整理したい！ノートに保管する
領収書やレシートをきれいに整理したいときは、ノートを使って保管するのがおすすめです。ここからは、ノートを使って領収書やレシートを整理しながら保管する方法をご紹介します。
手順①ノートやルーズリーフを準備する
まずは、領収書やレシートを貼り付けるノートやルーズリーフを用意しましょう。A4サイズのノートであれば、ノート自体を収納するファイルやボックスが見つかりやすいのでおすすめです。
またルーズリーフを用意するときは、対応している穴の数を確認することが大切です。収納ファイルは30穴リングに対応したものが多いため、30穴のルーズリーフであれば保管用のファイル・バインダーを見つけやすいですよ。
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手順②月別・科目別など分ける項目を決める
ノートやルーズリーフを用意したあとは、月別や科目別など分ける項目を決めましょう。項目別に分けておけば、確定申告時や見返すときに該当の領収書を見つけやすくなります。
たとえば月別で分けると、月ごとのお金の流れがわかるようになります。また科目別に振り分けると、会計ソフトを使って確定申告を行う際に入力しやすいですよ。
手順③ノートに項目や日付を書く
月別や科目など振り分け項目を決めたら、ノートに項目や日付を書いていきます。日付を書くことで、1年のお金の流れを把握しやすくなりますよ。
また日付や項目を書く際は、ノートやルーズリーフの右上部分に記載したりマッキーペンの太字を使ったりするのがおすすめです。記載箇所を固定しておくことで見返す際に分かりやすくなり、太字で記載されていれば書いてある内容を素早く把握できます。
手順④領収書を分けてのり付けしていく
ノートに項目や日付を記載した後は、領収書を分けてのり付けしていきましょう。のり付けしておけば、レシートや領収書の紛失を避けられます。
なお、のりはできるだけテープのりや両面テープを使うのがおすすめです。液状ののりを使用すると領収書やレシートを貼る際にはみ出してしまうことがあり、ページ同士がくっついて見返しにくくなります。
手間はかかりますが、ノートやルーズリーフの1ページ全体を使って1枚ずつ横並びに貼ると領収書を見やすく整理できますよ。
手順⑤会計ソフトに入力したものを丸する
つづいて、会計ソフトに領収書の情報を入力していきます。入力が終わったレシートや領収書には色ペンで印を付けると、入力済みか判断しやすいです。
ただし会計ソフトに入力して印をつけるときは、必ず入力したあとに印をつけましょう。入力前に付けてしまうと、2日に分けて作業する場合などに入力済みか否かがわからなくなるので注意してくださいね。
手順⑥1年分のノートをまとめて保管する
会計ソフトへの入力が終わったら、1年分の領収書を貼ったノートを保管しましょう。ノートを保管する際は、表紙に「何年度の領収書・レシートを保存しているか」を記載しておくのがおすすめです。
またノートを保管する際は、ファイルボックスや収納スタンドを活用すると後からでも該当のノートを見つけやすくなります。レシートや領収書は保存期間が定められているため、いつでも確認できる状態を作っておくと良いですね。
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100均の領収書整理の便利グッズもご紹介
ここからは、100均で販売されている領収書整理に役立つ便利グッズをご紹介します。領収書整理のコストを抑えたい方は、参考にしてみてくださいね。
ダイソー ファイルケース（ダブルジッパー、Ａ５）
ダブルジッパー式のファイルケースです。領収書やレシートを入れやすいサイズで、2つのジッパーで家庭用と事務所用などの使い分けができます。耐水性にも優れており、水がかかっても中身をしっかり守れますよ。
ダイソー インナーファイル（１０ポケット）
12リングファイルや30リングファイルで使えるインナーファイルです。ルーズリーフに領収書やレシートを貼り付けて入れれば、汚れから中身を守れます。バインダーやファイルに挟んで保管しやすく、違う書類を整理する際にも便利です。
ダイソー A4 30リングファイル 半透明
ダイソーの30リングファイルです。A4サイズに対応しており、30リングなので丈夫に固定できます。半透明PP素材で作られているため、傷や汚れにも強いのが特徴です。シールを活用すれば、何年度分のレシート・領収書を保管しているかわかりやすいですよ。
※商品は価格変動、販売終了、在庫切れとなる場合があります。詳しくは公式サイトでご確認ください。
【注意】領収書は一定期間保管が必要！
確定申告を行う際に必要な領収書やレシートは、保管期間が定められています。たとえば法人の場合は原則として7年間の保存が義務付けられているので、誤って処分しないよう注意してください。保存期間内に提示できない場合は、トラブルに発展してしまう可能性もあります。
| 法人 | 個人（白色申告） | 個人（青色申告） | |
|---|---|---|---|
| 保管期間 | 7年間 | 5年間 | 7年間 |
また、領収書のなかでもレシートは感熱紙が使われているケースが多く、時間が経つと印字が消えてしまう可能性があります。念のためコピーを取っておくか、電子データ化しておくようにしましょう。
なお、2024年1月1日以降は電子取引のデータは、電子データでの保存が義務付けられています。ただし、紙でもらったレシートは従来通り紙のまま保存しても問題ありません。
電子データしたあとに見返しやすくするためにも、ノートやファイルを活用して、定められている期間まで保存しておきましょう。
おすすめ商品比較表
  コクヨ(KOKUYO) コクヨ ソフトクリヤーケース マチ付き |  サクラクレパス サクラクレパス メッシュケース |  オルディ(Ordiy) オルディ チャック付ポリ袋 |  キングコーポレーション キングコーポレーション クラフト封筒 長形3号 テープ付 |  コクヨ(KOKUYO) コクヨ キャンパスバインダー A4 |  無印良品 無印良品 リフィールクリアポケット A4 30穴 |  コクヨ(KOKUYO) コクヨ クリヤーブック替紙封筒型 マチ付き |  ナカバヤシ(Nakabayashi) ナカバヤシ なげこみBOX（6分類） |  無印良品 無印良品 植林木ペーパー裏うつりしにくいノート |  コクヨ(KOKUYO) コクヨ キャンパスルーズリーフ さらさら書ける 方眼罫 |  マルマン(maruman) マルマン バインダー クラルテ |  ライクイット(like-it) ライクイット A4ファイルボックス 2個組 MX-19 |  セキセイ(Sekisei) セキセイ ドキュメントスタンド A4 12仕切り13ポケット | |
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100均アイテムで領収書を整理整頓しよう
ファイルやノートを活用すると、管理が大変な領収書をすっきり整理できます。100均でも気軽に購入できるので、ぜひ本記事でご紹介した内容も参考に領収書をきれいに整理してみてくださいね。