領収書の整理アイデアを徹底解説!楽に確定申告できる便利グッズもご紹介

領収書の整理アイデアを徹底解説!楽に確定申告できる便利グッズもご紹介

確定申告や経理処理の際に必要な領収書ですが、枚数が多いと整理が大変ですよね。本記事では、ボックスやファイルなどを上手に活用した「領収書の整理アイデア」を徹底解説します。無印やコクヨで販売されているおすすめグッズもご紹介するので、確定申告を楽に進めたい方はぜひ参考にしてください。

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管理が大変な領収書をすっきり整理したい!

確定申告にも重要な領収書ですが「領収書が山積みになってしまう」「サイズがバラバラで整理整頓が難しい」という悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。領収書を整理できていないと、いざ確定申告を行う際にミスが出るケースも少なくありません。

管理が難しい領収書は、ファイルやノートなどの便利グッズを活用するとすっきり整理できるようになります。確定申告の作業もスムーズに進められるので、ぜひ以下でご紹介するアイデアを参考にしてみてくださいね。

領収書をすっきり整理するアイデア2つ!

領収書をすっきり整理するアイデアとしては、以下の2つが挙げられます。

領収書整理アイデア
  • ファイルで保管
  • ノートに保管

たとえば、領収書を保管しておけるスペースがある場合は、ファイルを活用するとすっきり整理できますまたノートを活用すると、収納場所を取らないので後から領収書を見返しやすいですよ。それぞれ詳しく解説します。

1.効率重視におすすめ!ファイルで保管する

まずは、効率重視の方に向いているファイルを活用した保管方法を解説します。おすすめグッズと合わせてご紹介するので、時間をかけずに領収書を整理したい方は参考にしてみてくださいね。

手順①まずは一時保管のケースを作る

ファイルを活用して領収書を整理したいときは、まず一時保管ができるケースを用意しましょう。マルチケースやポーチなど、領収書を入れられるものであればなんでも構いません。

ただし領収書やレシートを一時保管する際は、用意したケースにだけ保管するのがポイントです。領収書やレシートを一時保管する場所を複数個用意してしまうと、経理処理を行う際にどこにあるかわからず、探す手間が発生します。一時保管ケースにまとめて領収書を保管し、時間があるときに振り分けを行うのがおすすめです。

ここでは一時保管に使えるケースを2つご紹介します。

コクヨ ソフトクリヤーケース マチ付き

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4.2

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柔らかいプラスチック素材で作られているマチ付きクリアケースです。領収書のほか、A4サイズの資料を収納したいときにも活躍します。マチ付きなので領収書の抜け落ち・紛失を防げますよ。またクリアケースなので、必要な領収書を探しやすいのも魅力です。
サクラクレパス メッシュケース

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4.3

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B5サイズの書類を整理できるメッシュケースです。大型ファスナーが付いているため開封しやすく、持ち運び時にも活躍してくれます。名目を記載できるポケットも付いているので「〇月領収書」のように書いてポケットに入れておけば、確定申告の際もスムーズに該当の領収書を見つけられるでしょう。適度な硬さがあるため、へたりにくい点もおすすめポイントです。

手順②月別など分ける項目を決めて袋に入れる

ケースを活用して領収書やレシートを一ヶ所にまとめたあとは、項目を決めて袋に入れましょう。たとえば月別・家庭or経費・科目などの項目で分けると使いやすいです。またチャック付きの袋や封筒に入れると中身が落ちにくいので、領収書を失くす心配も少ないでしょう。

オルディ チャック付ポリ袋

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4.2

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200枚入りのチャック付きポリ袋です。12x8.5cmで、領収書やレシートを入れるのにちょうどよいサイズ感となっています。書き込み欄があるため、科目や月別に分けて使用できますよ。透明なので、外から中身を確認できるのも魅力です。
キングコーポレーション クラフト封筒 長形3号 テープ付

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4.4

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テープが付いている長形3号サイズのクラフト封筒です。直接書き込みできるほか、テープが付いているため中に入れているレシートや領収書が抜けてしまう心配がありません。また厚さがないので、重ねて保管できるのもメリットです。

手順③領収書用のファイルを作って収納

封筒やケースを活用して月別や科目別に分けたあとは、領収書用のファイルを作成して保管しましょう。年別にファイルを作ると、再度領収書やレシートを見返したいときにスムーズに見つけられますよ。また、ファイルを使って収納する際にシールを活用すると、外から見た際にわかりやすいです。

コクヨ キャンパスバインダー A4

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4.3

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A4サイズの書類を収納できる30穴付きルーズリーフバインダーです。水や汚れに強いプラスチック製で、綴じ具はワンタッチで開封できます。リフィールクリアポケットを使って収納すると、項目や科目別に分けながらレシート・領収書を収納できますよ。
無印良品 リフィールクリアポケット A4 30穴

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4.5

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無印良品のリフィールクリアポケット100枚入りです。30穴リングのファイル・バインダーと相性が良く、科目や項目に合わせて整理整頓できます。硬さのある丈夫なつくりで、繰り返し使用しても破れる心配がありません。

手順④整理した領収書を会計ソフトへ入力

領収書用のファイルを使って整理したら、会計ソフトに情報を入力します。会計ソフトを使う際は、入力が終わったレシートや領収書に色ペンで印をつけておくと、未入力と入力済みレシートの区別がつきやすいです。

手順⑤1年分の領収書を封筒などにまとめる

会計ソフトへの入力が終わった後も、領収書は1年間保管しておきましょう封筒に入れたりドキュメントボックスにまとめて保管したりと、いつでも見返せるようにしておくのがおすすめです。

また1年分の領収書が入っている封筒やファイルには、シールを使って年度を記載しておくのがポイント年度を記載しておけば、再度見直すときにも目的のレシート・領収書をスムーズに探せます。さらに1年分の領収書が入ったファイルや封筒を保管する際は、保管場所を固定しておくといつでもスムーズに見つけられますよ。

コクヨ クリヤーブック替紙封筒型 マチ付き

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4.4

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1年分の領収書・レシートを収納しやすい、封筒型のマチ付きA4クリアファイルです。30穴リングに対応しており、蓋が付いているため中身が出てしまう心配がありません。ファイル本体が透明なため、収納しても中身がわかりやすいですよ。
ナカバヤシ なげこみBOX(6分類)

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4.2

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書類ケースを収納できるボックスです。6つに分類できるため、6年間のレシートや書類を保管したいときに重宝します。また24cmと高さがないので、収納場所のスペースも取りません。年間ごとに6色で分けて収納すれば、表紙を確認しなくても目的のファイルを探せますよ。

2.きれいに整理したい!ノートに保管する

領収書やレシートをきれいに整理したいときは、ノートを使って保管するのがおすすめです。ここからは、ノートを使って領収書やレシートを整理しながら保管する方法をご紹介します。

手順①ノートやルーズリーフを準備する

まずは、領収書やレシートを貼り付けるノートやルーズリーフを用意しましょう。A4サイズのノートであれば、ノート自体を収納するファイルやボックスが見つかりやすいのでおすすめです。

またルーズリーフを用意するときは、対応している穴の数を確認することが大切です。収納ファイルは30穴リングに対応したものが多いため、30穴のルーズリーフであれば保管用のファイル・バインダーを見つけやすいですよ。

無印良品 植林木ペーパー裏うつりしにくいノート

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4.4

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無印良品のノート5冊組です。B5サイズなので領収書やレシートの量が少ない方に向いています。蛍光ペンやボールペンで書いても裏抜けしにくいノートなので、領収書やレシートを貼り付けながら書き込みしたい方におすすめですよ。
コクヨ キャンパスルーズリーフ さらさら書ける 方眼罫

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4.5

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B5サイズのルーズリーフで、50枚入っています。5mm方眼罫デザインで、領収書やレシートをきれいに貼って保存したい方に向いています。インクが裏に透けにくいコクヨオリジナル原子を使用しているので、長期保存したいときに便利ですよ。
マルマン バインダー クラルテ

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4.5

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表紙に抜き加工が施されているため、表示を閉じてもインデックスのタイトル部分を一目で確認できます。インデックス部分にはラミネート加工がされており、丈夫なので長期期間の保存におすすめです。カラーバリエーションも豊富で、色別に分けて管理できますよ。

手順②月別・科目別など分ける項目を決める

ノートやルーズリーフを用意したあとは、月別や科目別など分ける項目を決めましょう。項目別に分けておけば、確定申告時や見返すときに該当の領収書を見つけやすくなります

たとえば月別で分けると、月ごとのお金の流れがわかるようになります。また科目別に振り分けると、会計ソフトを使って確定申告を行う際に入力しやすいですよ。

手順③ノートに項目や日付を書く

月別や科目など振り分け項目を決めたら、ノートに項目や日付を書いていきます。日付を書くことで、1年のお金の流れを把握しやすくなりますよ

また日付や項目を書く際は、ノートやルーズリーフの右上部分に記載したりマッキーペンの太字を使ったりするのがおすすめです。記載箇所を固定しておくことで見返す際に分かりやすくなり、太字で記載されていれば書いてある内容を素早く把握できます。

手順④領収書を分けてのり付けしていく

ノートに項目や日付を記載した後は、領収書を分けてのり付けしていきましょう。のり付けしておけば、レシートや領収書の紛失を避けられます。

なお、のりはできるだけテープのりや両面テープを使うのがおすすめです。液状ののりを使用すると領収書やレシートを貼る際にはみ出してしまうことがあり、ページ同士がくっついて見返しにくくなります。

手間はかかりますが、ノートやルーズリーフの1ページ全体を使って1枚ずつ横並びに貼ると領収書を見やすく整理できますよ

手順⑤会計ソフトに入力したものを丸する

つづいて、会計ソフトに領収書の情報を入力していきます。入力が終わったレシートや領収書には色ペンで印を付けると、入力済みか判断しやすいです。

ただし会計ソフトに入力して印をつけるときは、必ず入力したあとに印をつけましょう。入力前に付けてしまうと、2日に分けて作業する場合などに入力済みか否かがわからなくなるので注意してくださいね。

手順⑥1年分のノートをまとめて保管する

会計ソフトへの入力が終わったら、1年分の領収書を貼ったノートを保管しましょう。ノートを保管する際は、表紙に「何年度の領収書・レシートを保存しているか」を記載しておくのがおすすめです。

またノートを保管する際は、ファイルボックスや収納スタンドを活用すると後からでも該当のノートを見つけやすくなります。レシートや領収書は保存期間が定められているため、いつでも確認できる状態を作っておくと良いですね。

ライクイット A4ファイルボックス 2個組 MX-19

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4.3

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A4サイズのファイルスタンドで、置き方を変えるだけで高さや奥行きなどを使い分けられます。前面に壁がないため、スムーズに出し入れできるのが魅力です。またシンプルなデザインなのでどの部屋とも相性が良く、保管しながらおしゃれな印象を作れますよ。棚の仕切りとしても使えるため、さまざまなシーンで活躍するでしょう。
セキセイ ドキュメントスタンド A4 12仕切り13ポケット

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4.1

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木目調がおしゃれな雰囲気を演出してくれる収納スタンドです。13ポケット付いているため、13年分のレシートや領収書を整理できます。また最大30cmまで伸びるので、他の書類を収納したいときにも活躍してくれますよ。見出しラベルが付いており、年度別に書類を整理しやすいのもうれしいですね。

100均の領収書整理の便利グッズもご紹介

ここからは、100均で販売されている領収書整理に役立つ便利グッズをご紹介します。領収書整理のコストを抑えたい方は、参考にしてみてくださいね。

ダイソー ファイルケース(ダブルジッパー、A5)

ダブルジッパー式のファイルケースです。領収書やレシートを入れやすいサイズで、2つのジッパーで家庭用と事務所用などの使い分けができます。耐水性にも優れており、水がかかっても中身をしっかり守れますよ

ダイソー インナーファイル(10ポケット)

12リングファイルや30リングファイルで使えるインナーファイルです。ルーズリーフに領収書やレシートを貼り付けて入れれば、汚れから中身を守れます。バインダーやファイルに挟んで保管しやすく、違う書類を整理する際にも便利です

ダイソー A4 30リングファイル 半透明

ダイソーの30リングファイルです。A4サイズに対応しており、30リングなので丈夫に固定できます。半透明PP素材で作られているため、傷や汚れにも強いのが特徴です。シールを活用すれば、何年度分のレシート・領収書を保管しているかわかりやすいですよ。

※商品は価格変動、販売終了、在庫切れとなる場合があります。詳しくは公式サイトでご確認ください。 

【注意】領収書は一定期間保管が必要!

確定申告を行う際に必要な領収書やレシートは、保管期間が定められています。たとえば法人の場合は原則として7年間の保存が義務付けられているので、誤って処分しないよう注意してください。保存期間内に提示できない場合は、トラブルに発展してしまう可能性もあります。

 法人個人(白色申告)個人(青色申告)
保管期間7年間5年間7年間

また、領収書のなかでもレシートは感熱紙が使われているケースが多く、時間が経つと印字が消えてしまう可能性があります。念のためコピーを取っておくか、電子データ化しておくようにしましょう

なお、2024年1月1日以降は電子取引のデータは、電子データでの保存が義務付けられています。ただし、紙でもらったレシートは従来通り紙のまま保存しても問題ありません。

電子データしたあとに見返しやすくするためにも、ノートやファイルを活用して、定められている期間まで保存しておきましょう。

全13商品

おすすめ商品比較表

コクヨ ソフトクリヤーケース マチ付き

サクラクレパス メッシュケース

オルディ チャック付ポリ袋

キングコーポレーション クラフト封筒 長形3号 テープ付

コクヨ キャンパスバインダー A4

無印良品 リフィールクリアポケット A4 30穴

コクヨ クリヤーブック替紙封筒型 マチ付き

ナカバヤシ なげこみBOX(6分類)

無印良品 植林木ペーパー裏うつりしにくいノート

コクヨ キャンパスルーズリーフ さらさら書ける 方眼罫

マルマン バインダー クラルテ

ライクイット A4ファイルボックス 2個組 MX-19

セキセイ ドキュメントスタンド A4 12仕切り13ポケット

Amazonカスタマーレビュー
4.2209
4.3314
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4.21,057
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ファイルやノートを活用すると、管理が大変な領収書をすっきり整理できます。100均でも気軽に購入できるので、ぜひ本記事でご紹介した内容も参考に領収書をきれいに整理してみてくださいね。

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