OCRスキャナおすすめ8選！書類整理に最適なOCRスキャナーの選び方
ビジネスシーンでは紙の書類整理に時間がかかることがありますが、「OCRスキャナー」があると、書類や名刺をスキャンしてデータ化できます。スキャンをすると紙の書類を見ながら手打ちでパソコンにデータ入力する手間が省けて便利ですよ。ここでは、OCRスキャナーの選び方のコツやおすすめのOCRスキャナーをご紹介します。
※この記事は広告を含みます。詳しくはコンテンツ制作ポリシーをご覧ください。
OCRスキャナーとは
OCRとは「Optical character recognition」の略称で「光学文字認識」のことで、画像に含まれる文字を検出してテキストデータに変換する技術を指します。
OCRスキャナーとは、画像をデータ化するスキャナーにOCR機能が搭載されたものを指します。紙の書類をスキャンして取り込んだテータでも、OCRスキャナーであればテキスト部分を文字として処理が可能です。変換されたテキストデータは、文字として扱われるのでPCやタブレット上でコピー&ペーストや文字検索に対応します。
紙の資料であっても編集や更新ができるデータとして扱えるので、仕事の効率化や時間短縮の面で便利です。営業職の方は、名刺の管理にも役立ちますよ。
OCR機能導入のメリット
紙の書類をスキャンしてデータ化するOCR機能を導入すると、情報検索が早くなることや資料を見ながら手入力が不要になるのが魅力です。たった数秒で紙の資料や書類をデータ変換できるので、業務全体の時間短縮や効率化にもつながります。
情報を素早く簡単に検索できる
OCR機能を導入すると、紙の書類をテキストデータ化できるため、パソコン上で書類の中に含まれた文字を検索できます。たくさんの書類の中から手作業で必要な情報を探すと時間がかかってしまいますが、OCR機能を使えば数秒で検索可能です。名刺をデータ化して管理すれば、過去に名刺交換した人をすぐに探し出せますよ。
紙の資料や書類をデータ変換できる
スキャンしてOCRをかけることで、紙の資料や書類であってもデータの編集ができるようになります。過去の資料の修正や、過去の紙資料の一部を引用したいときに便利です。これまでは、紙の資料を見ながらPC入力する必要がありましたが、OCRスキャナーを使えば簡単にコピー&ペーストや編集ができます。
また、データ変換することで多くの人とのデータ共有も容易になります。これまでは紙で配っていた資料も、すぐに各々の端末で閲覧できるので資料をなくす可能性が減り、印刷代を節約できるのが魅力です。
資料を見ながら人が入力する作業が不要になる
紙の資料を見ながらパソコンでExcelやWordなどに転記している場合、OCR機能を導入するとデータ入力作業が不要になります。
OCR機能で変換されたテキストデータに間違いがないか確認する必要はありますが、人力で入力する必要がなくなるので、かなりの時間短縮が可能です。精度の高いOCRなら、自分たちで手入力するよりもミスが少ないので頼りになりますよ。
大量の資料であっても一気に短時間でスキャンできるOCRスキャナーも販売されているので、特に大量の資料や名刺を扱う方はOCRを導入するのがおすすめです。
OCR機能の特徴
OCR機能があると、書類をデータ化できます。これにより、Word、Excel、PowerPointなどのよく使うソフトへの変換や検索可能なPDFとしてデータを扱うことが可能です。また、名刺が多い方は、名刺をデータベースとして保存することで管理しやすくなりますよ。
Word、Excel、PowerPointなどに変換できる
紙の書類や名刺をスキャンしてOCR機能を使用すると、Word、Excel、PowerPointなどに対応したデータに変換できるものがあります。
手入力でデータを作ると手間がかかりますが、OCR機能ならスキャン直後に職場でよく使うソフトに対応したソフトに変換できるため、そのままデータの受け渡しをするのにも便利です。OCR機能を導入する際には、データ変換の形式を確認しておくようにしましょう。
検索可能なPDFに変換できる
通常のスキャナーで書類をPDFデータにする場合、画像データとして取り込みます。OCR機能付きであれば、さらにテキスト検索ができるPDFに変換可能です。
大量の資料を読み込んだとしても、キーワード検索で必要な部分をすぐに見つけ出せます。数百ページの膨大な資料であったとしても、必要な情報をすぐに検索できて便利ですよ。
名刺をデータベース化できる
名刺を交換する機会が多い方は、スキャンしてOCRを使うと簡単にデータベース化できますよ。これまで手入力で会社や役職、氏名、メールアドレスなどを入力していた作業も効率化が可能です。
スキャナーによっては、名刺のデータベース化に対応したモードを搭載しているものもあります。イベントなどで大量の名刺を受け取った場合でも、短時間で一気にまとめて電子化して、すぐに住所録やメールアドレスの一覧表を作ることができます。
OCR機能を導入する前のチェックポイント
書類をデータ化するOCR機能を導入する前には、出力できるファイル形式や文字の認識精度をチェックしましょう。特に文字認識は、精度が低いものを選ぶとかえって修正に時間がかかってしまうこともあるので要チェックです。
出力できるファイルの形式
OCRスキャンを導入するときには、出力できるファイル形式を必ず確認しましょう。
一般的にはPDFやJPEGに対応していることが多いですが、Microsoft Word文書やMicrosoft Excel文書にも対応しているものを選ぶと職場でも便利に使えます。また、出力したファイルをそのままクラウド上に保存できるものやPCやスマホに送信できるものを選ぶと、データの管理が簡単ですよ。
文字の認識精度
OCRスキャンを行うのなら文字の認識精度にはこだわりたいところです。文字を読み取る精度が低いモデルでは文字の誤認識が増え、修正作業に時間がかかってしまいます。
特に手書きの文字を読み取る場合は、OCRでも読み取りに誤りが生じやすい点に注意してください。最近では文字の認識処理にAIを組み込んで読み取り精度を向上させた「AI OCR」を使ったスキャナーも販売されています。
AI OCRであれば、情報を取得するたびに学習を繰り返してさらに精度を向上させることが可能です。ただし、AI OCRを導入した場合でも誤読み取りが起きる可能性がある点に注意してください。
OCRスキャナーの選び方
OCRスキャナーを選ぶときには、まずはスキャン原稿サイズが書類サイズに合うかを確認するようにしましょう。また、スマホやタブレットなどにデータ転送ができるか、有線・無線のどちらかなど自分の使い方に合う製品かどうか確認することも大切です。さらに、大量にスキャンする場合は、スキャンのスピードにも注目するとよいでしょう。
1.スキャン原稿サイズに適しているか
スキャナーによって、読み取り可能な原稿サイズが異なります。冊子をスキャンするのなら、見開きで読み取れるサイズのものを選ぶとよいでしょう。
コンパクトなスキャナーであれば読み取り可能サイズが小さくなりやすい点に注意してください。A3用紙以上の大きな紙を読み取りたい場合には、大きなスキャナーを選ぶのがおすすめです。
また、スキャナーによっては、2つ折り原稿を片面ずつ読み取った後にスキャナー上で1つのデータとして合成できるものもあります。
2.使い方に合う製品かで選ぶ
自分の利用シーンに合う機能が備わったスキャナーであるかどうかもチェックしましょう。例えば、スマホ・タブレット・パソコンなどのスキャナーと接続可能なOSが合致するか、USB接続の可否、有線か無線か、Wi－FiやBluetoothの接続可否などをチェックすると、使いやすいものを選べるでしょう。
また、外国語の文書を読み取る場合はOCRスキャナーの対応言語も確認しましょう。
3.スキャンのスピードは適切か
大量に書類や名刺をスキャンする方は、スキャンのスピードもチェックしましょう。スキャナーによって大量読み取りに適したものと、そうではないものがあります。
複数のプリントを大量スキャンをする方は、数十枚以上の書類をセットすればスキャナーが自動給紙して読み取ってくれる「シートフィードスキャナー」がおすすめです。短時間で大量の原稿を処理できるので、効率的に読み込みができます。
おすすめOCRスキャナー・シートフィード3選
ここではシートフィードのOCRスキャナーをご紹介します。大量の書類を一気にスキャンしたい方におすすめです。両面を読み取れるタイプもあるので、チェックしてくださいね。
おすすめOCRスキャナー・フラットベッド2選
高解像度で綺麗にスキャンしたい方は、フラットベッドタイプのOCRスキャナーがおすすめです。軽量で持ち運びがラクなものや小型で設置しやすいものがあるので、用途に合わせてチェックしましょう。
Amazonカスタマーレビュー
Amazonカスタマーレビュー
(10件)
商品情報
おすすめOCRスキャナー・オーバーヘッド3選
オーバーヘッドタイプのOCRスキャナーのおすすめ商品をご紹介します。非接触で上から写真を撮るようにスキャンできるため、対象物を傷つけたくないときにぴったりです。
おすすめ商品比較表
OCRスキャナーは用途に合うものを選んで効率化
書類をデータ変換できるOCRスキャナーは、シートフィードやフラットベッド、オーバーヘッドなどのタイプが販売されています。それぞれに得意・不得意があるので、用途に合うものを選ぶことが大切です。スキャン可能な原稿サイズや出力データの形式、スキャンのスピードなどをチェックして、自分の作業用途に合う製品を選びましょう。